Podstawy prawne monitorowania pracowników
•Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora (pracodawcę)
•Art. 22² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, 1000, 1076) – doprecyzowanie zasad nadzoru
Cele przetwarzania danych
• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników
• ochrona mienia
• kontrola produkcji
• zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę
Sposób i obszar nadzoru
• środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu
• wyłączenie możliwości nagrywania dźwięku
• teren zakładu pracy lub
• teren wokół zakładu pracy
• zgodnie z zasadami ograniczenia celu i minimalizacji danych
Obszary wyłączone z nadzoru
• pomieszczenia sanitarne, szatnie,
• stołówki oraz palarnie,
• pomieszczenia udostępnione zakładowej organizacji związkowej,
• chyba że…
Wyjątkowe dopuszczenie nadzoru obszarów wyłączonych
• stosowanie monitoringu jest niezbędne do realizacji celów,
• nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych,
• w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób – otwarty katalog rozwiązań
Okres przechowywania nagrań
• okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania,
• termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego na
podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu,
• po upływie okresów nagrania zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Sposób wprowadzenia monitoringu
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu określone w:
• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• obwieszczeniu.
Zaangażowanie i uzgodnienie z pracownikami kwestii monitoringu może pomóc w skutecznym wykorzystaniu systemu monitoringu.
Jak należy rozumieć ujęte w art. 22² § 6 Kodeksu Pracy „cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu”?
• Cele – ujęte w art. 22² § 6 Kodeksu Pracy;
• Zakres – kategorie monitorowanych przestrzeni (np. hale produkcyjne, parkingi, strefy załadunkowe, wejścia lub wjazdy na teren zakładu itp.), zakres przetwarzanych danych (wizerunki, tablice rejestracyjne pojazdów itp.) oraz okres przechowywania nagrań;
• Sposób zastosowania monitoringu – stały podgląd wykonywany przez np. pracowników ochrony, nagrywanie ciągłe w celu późniejszej weryfikacji, monitoring mienia po zakończeniu pracy itp.
Informowanie osób obserwowanych
• poinformowanie pracowników o monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
• przekazanie pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy informacji o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu na piśmie,
• oznaczenie pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych – nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem,
Źrodlo: uodo.gov.pl